Kalkulation Elektroinstallation Excel - Kostenlose Vorlage

1. Öffnen Sie die Datei und speichern Sie zunächst eine Projektkopie. Im Tabellenblatt Kalkulation steht im Beispiel ein Musterhaus in Stuttgart mit dem Stand 21.07.2026.
2. Ersetzen Sie den Projektnamen und die Objektangaben in der Kopfzeile. Verwenden Sie pro Bauabschnitt oder Leistung eine eigene Zeile.
3. Tragen Sie in Bezeichnung und Kategorie ein, was ausgeführt wird, beispielsweise Unterverteilung erneuern und Verteilung. Ergänzen Sie Menge und Einheit wie 12 Stück, 80 Meter oder 6 Stunden.
4. Erfassen Sie den Materialpreis je Einheit sowie die Arbeitszeit je Einheit. Prüfen Sie die Werte anhand Ihres Leistungsverzeichnisses, der Lieferantenpreise und der erwarteten Montagebedingungen.
5. Hinterlegen Sie den Stundensatz und den gewünschten Aufschlag. Vergleichen Sie Material gesamt, Lohnkosten gesamt und Gesamtkosten, bevor Sie den Verkaufspreis übernehmen.
6. Kontrollieren Sie die Zusammenfassung im Dashboard. Abbildung 2 zeigt die verdichtete Auswertung; nutzen Sie sie, um besonders material- oder arbeitsintensive Positionen zu erkennen.
7. Lesen Sie vor der Weitergabe die Hinweise in Abbildung 3. Speichern Sie anschließend eine unveränderte Kalkulationskopie und verwenden Sie eine separate Datei für spätere Nachträge.

Vom Leistungsverzeichnis zur belastbaren Position

Ein Elektrofachbetrieb kalkuliert selten nur einen einzigen Artikel. Im Neubau stehen Unterverteilungen, Leitungen, Schalter, Steckdosen, Beleuchtung und Prüfungen nebeneinander. Genau dafür ist das Tabellenblatt Kalkulation aufgebaut: Die Spalte Bezeichnung beschreibt die Leistung, Kategorie ordnet sie fachlich ein, und Menge sowie Einheit bilden die abrechenbare Grundlage.

Ein konkretes Beispiel liefert die Zeile für eine Unterverteilung mit 12 Sicherungen. Bei 1 Stück, 850,00 € Material je Einheit, 8,0 Arbeitsstunden und 15,00 € Aufschlag pro Arbeitsstunde entstehen 850,00 € Materialkosten und 120,00 € Lohnkosten; die Gesamtkosten liegen bei 970,00 €, bevor der Verkaufspreis festgelegt wird. Prüfen Sie solche Positionen einzeln, statt nur eine Gesamtsumme aus dem Leistungsverzeichnis zu übernehmen.

Wann die Datei im Alltag gebraucht wird

Der selbstständige Elektrotechniker nutzt sie am Abend vor der Angebotsabgabe, die Bürokraft eines Handwerksbetriebs während der Arbeitsvorbereitung. Bei einem Projekt mit 80 Steckdosen, 300 Metern Leitung und 6 Leuchten verhindert die getrennte Erfassung, dass eine fehlende Montagezeit unbemerkt bleibt.

Besonders hilfreich ist die Vorlage bei Nachträgen. Kommt auf der Baustelle eine zusätzliche Unterverteilung hinzu, legen Sie eine neue Position an und sehen sofort, ob vor allem Material oder Arbeitszeit den Preis verändert. Das ist für die Liquidität wichtiger als ein nachträglicher pauschaler Prozentsatz.

Was Abbildung 1 für die Angebotserstellung zeigt

Abbildung 1 zeigt den Aufbau mit 13 Spalten von Pos. bis Verkaufspreis. Der dunkelblaue Kopf trennt die Felder, die gelbliche Eingabefläche lenkt den Blick auf Ihre Projektwerte, und die Euroformate machen aus 850,00 € oder 15,00 € keine schwer lesbaren Rohzahlen.

Das Dashboard in Abbildung 2 dient anschließend als Kontrollseite. Die Hinweise in Abbildung 3 sollten Sie einmal vor dem ersten eigenen Projekt lesen. Meine klare Empfehlung: Kalkulieren Sie jede wiederkehrende Leistung als eigene Position und pflegen Sie daraus später Ihre Standardwerte; eine einzige Sammelzeile für die komplette Elektroinstallation ist schneller, aber fachlich kaum prüfbar.

Netto kalkulieren und Umsatzsteuer richtig ausweisen

Die Kalkulation sollte im Regelfall mit Nettowerten arbeiten. Auf eine steuerpflichtige Elektroinstallation im Inland kommt regelmäßig der Umsatzsteuersatz von 19 %; aus 10.000,00 € netto werden 1.900,00 € Umsatzsteuer und 11.900,00 € brutto. Der Verkaufspreis der Vorlage ist daher zunächst der kalkulierte Nettopreis, sofern Sie umsatzsteuerpflichtig sind.

Die Rechnung muss nach § 14 UStG unter anderem Name und Anschrift von Ihnen und dem Kunden, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuernummer oder USt-IdNr. sowie den nach Steuersätzen aufgeschlüsselten USt-Betrag enthalten. Die Kalkulation ersetzt keine Rechnung und prüft nicht, ob einzelne Leistungen steuerfrei oder anders zu behandeln sind.

Kleinunternehmerregelung und Vorsteuer

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und darf im Gegenzug keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen. Prüfen Sie die für 2026 geltenden Umsatzgrenzen anhand Ihrer tatsächlichen Unternehmenssituation, bevor Sie in der Tabelle mit Nettopreisen und einem 19-%-Aufschlag arbeiten.

Für einen umsatzsteuerpflichtigen Betrieb ist der Vorsteuerabzug wirtschaftlich relevant: Kauft er Material für 5.000,00 € netto zuzüglich 950,00 € USt, sind die 950,00 € grundsätzlich keine Kosten, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Kalkulieren Sie deshalb Materialkosten netto, aber beobachten Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Zahllast separat über ELSTER.

Arbeitszeit, Lohn und Leistungsumfang

Der Stundensatz muss mehr abdecken als den Stundenlohn. Lohnnebenkosten, Urlaub, Krankheit, Fahrtzeiten, Werkzeug, Fahrzeug, Verwaltung und Gewinn gehören in die interne Kostenrechnung. Bei 4 Beschäftigten mit jeweils 160 bezahlten Stunden im Monat sind nicht automatisch 640 Stunden fakturierbar; Ausfall- und Wegezeiten reduzieren die tatsächlich verkaufbare Leistung.

Meine Position ist eindeutig: Verwenden Sie in der Kalkulation einen betrieblich ermittelten Verrechnungssatz und nicht einfach den Bruttolohn mal zwei. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt bei einer Fünftagewoche mindestens 20 Arbeitstage nach § 3 BUrlG, und die Lohnabrechnung muss zusätzlich Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge berücksichtigen.

Die verlorene Arbeitszeit

Der teuerste Fehler ist oft keine falsche Materialnummer, sondern eine fehlende Zeitposition. Wird eine Steckdose mit 0,25 Stunden angesetzt, tatsächlich aber 0,40 Stunden benötigt, fehlen bei 80 Stück insgesamt 12 Arbeitsstunden. Bei einem Verrechnungssatz von 68,00 € entspricht das 816,00 € nicht kalkuliertem Aufwand.

Das passiert besonders bei Leitungswegen, Durchbrüchen, Beschriftungen, Messungen und der Dokumentation. Ein Angebot kann auf dem Papier vollständig aussehen und trotzdem die Inbetriebnahme unterschlagen. Trennen Sie deshalb Montage, Prüfung und Dokumentation, wenn diese Tätigkeiten im Projekt tatsächlich anfallen.

Materialpreise und Einheiten führen zu falschen Ergebnissen

Ein weiterer Praxisfehler ist die Verwechslung von Stück, Meter und Packung. Werden 300 Meter Leitung mit 4,20 € je Meter als 300 Stück interpretiert, ergibt sich zwar rechnerisch derselbe Betrag, aber die Kalkulation verliert ihre fachliche Prüfbarkeit. Kritisch wird es, wenn ein Lieferant nur in 100-Meter-Ringen verkauft und Verschnitt von 8 % erforderlich ist.

Bei 300 Metern geplantem Leitungsweg und 8 % Verschnitt müssen Sie 324 Meter beschaffen. Bei 4,20 € je Meter kostet das Material 1.360,80 € statt 1.260,00 €; die Differenz von 100,80 € wird bei vielen Positionen schnell erheblich. Tragen Sie die kaufmännisch relevante Menge ein und vermerken Sie den technischen Bedarf in der Bezeichnung.

Aufschlag ist kein Ersatz für Kostenkontrolle

Ein pauschaler Aufschlag von 15 % kann bei einer Materialposition sinnvoll wirken, ersetzt aber keine Prüfung des Stundensatzes. Bei 20.000,00 € Gesamtkosten ergeben 15 % zwar 3.000,00 € rechnerischen Aufschlag, doch daraus müssen gegebenenfalls Risiko, Gewährleistung, Finanzierung und Gewinn gedeckt werden.

Auch doppelte Positionen kommen vor: Eine Unterverteilung wird im Hauptangebot und später noch einmal im Nachtrag angesetzt. Sichern Sie jede Angebotsversion mit Datum und Projektstand. Das Dashboard in Abbildung 2 hilft bei der Plausibilitätskontrolle, aber es kann keine Baustellenbesichtigung und keine Prüfung des Leistungsverzeichnisses ersetzen.

Meine klare Präferenz lautet: Lieber eine detaillierte Kalkulation mit offenem Leistungsumfang als ein niedriger Pauschalpreis, der nur durch unbezahlte Nacharbeit funktioniert. Ein Auftrag über 30.000,00 € mit 2.000,00 € vergessenen Kosten ist kein guter Auftrag, auch wenn der Umsatz zunächst attraktiv aussieht.

Ein fester Termin vor jeder Angebotsabgabe

Legen Sie für jedes Angebot einen kurzen Kalkulationstermin fest, zum Beispiel am Tag nach der Baustellenbesichtigung. Öffnen Sie eine Projektkopie, tragen Sie zuerst Objekt und Stand ein und arbeiten Sie anschließend Position für Position. Bei einem Auftrag mit 40 Positionen reichen 20 Minuten nicht für eine belastbare Prüfung; planen Sie realistisch 60 bis 90 Minuten ein.

Koppeln Sie die Kontrolle an einen bestehenden Ablauf: Die Bürokraft prüft das Tabellenblatt am selben Vormittag, an dem die Anfrage in die Angebotsliste eingetragen wird. Der Elektromeister kontrolliert danach nur noch Mengen, Arbeitszeiten und Sonderrisiken. So bleibt die fachliche Verantwortung klar, ohne dass jede Person dieselben Zahlen erneut eingibt.

Eingabe diszipliniert und Dateien nachvollziehbar halten

• Vergeben Sie einen Dateinamen mit Projekt, Kundennamen und Stand, beispielsweise Musterhaus_Angebot_21-07-2026.xlsx.
• Kopieren Sie bei einem Nachtrag nicht die alte Datei über, sondern speichern Sie eine neue Version.
• Nutzen Sie das Tabellenblatt Hinweise als interne Prüfliste und markieren Sie offene Lieferantenpreise vor der Abgabe.
• Vergleichen Sie im Dashboard die Material- und Lohnanteile, wenn der Verkaufspreis ungewöhnlich stark von früheren Projekten abweicht.

Die drei Blätter haben dabei unterschiedliche Aufgaben: Kalkulation für die Eingabe, Dashboard für die schnelle Auswertung und Hinweise für die Orientierung. Abbildung 3 zeigt das dritte Tabellenblatt; halten Sie es unverändert, wenn mehrere Personen mit derselben Vorlage arbeiten.

Wann Excel nicht mehr genügt

Für einzelne Angebote oder wenige laufende Baustellen ist Excel praktisch. Bei 300 Rechnungen im Monat, mehreren Monteurteams, laufenden Nachträgen und verbindlicher Auftrags- sowie Nachkalkulation reicht eine Einzeldatei jedoch nicht mehr aus. Dann sind eine Handwerkersoftware oder eine Buchhaltungslösung mit DATEV-Schnittstelle sinnvoller.

Steigen Sie nicht wegen einer einzelnen zusätzlichen Position um, sondern wenn Versionen, Zuständigkeiten oder Nachkalkulationen regelmäßig verloren gehen. Bis dahin ist eine feste Freitagsroutine mit Dateisicherung und Dashboard-Kontrolle der sinnvollste Kompromiss zwischen Aufwand und Übersicht.