Gläubigerliste Excel - Kostenlose Vorlage

1. Öffnen Sie die Datei und lesen Sie zuerst das Tabellenblatt Hinweise. Dort prüfen Sie Aufbau und vorgesehene Eingaben, bevor Sie Beispieldaten ersetzen.
2. Wechseln Sie zu Gläubigerliste und erfassen Sie pro offener Rechnung eine Zeile. Tragen Sie Gläubiger, Ort, Forderungsgrund, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum ein.
3. Geben Sie den vollständigen Forderungsbetrag und bereits gezahlte Beträge in Euro ein. Bei einer Teilzahlung von 1.500,00 € auf 4.000,00 € bleiben 2.500,00 € offen.
4. Prüfen Sie die Spalten Offener Betrag und Tage überfällig. Vergleichen Sie das Fälligkeitsdatum mit dem aktuellen Bearbeitungsstand und korrigieren Sie unvollständige Datumsangaben.
5. Setzen Sie für jede Position einen Status und eine Priorität. Eine fällige Materialrechnung mit drohendem Lieferstopp erhält beispielsweise eine höhere Priorität als ein bereits vollständig bezahlter Vorgang.
6. Kontrollieren Sie das Tabellenblatt Dashboard. Nutzen Sie die Zusammenfassung für die Zahlungsplanung und gleichen Sie die offenen Positionen mit Kontoauszügen und Eingangsrechnungen ab.
7. Speichern Sie nach jeder Zahlungsrunde eine aktuelle Version. Verschieben Sie erledigte Positionen nicht ungeprüft, sondern dokumentieren Sie die Zahlung zunächst in der entsprechenden Zeile.

Eine Gläubigerliste ist besonders dann hilfreich, wenn Rechnungen nicht an einer Stelle eingehen. Im Handwerksbetrieb prüft die Büroleitung vor dem wöchentlichen Zahlungslauf die Materiallieferanten, Subunternehmer und Versicherungen. Ein Freiberufler nutzt die Liste eher zum Monatsende, wenn Miete, Softwareabos und Steuerberatung zusammenkommen.

Das Tabellenblatt Gläubigerliste (Abbildung 1) bildet dafür einen vollständigen Vorgang ab: Gläubiger, Ort, Forderungsgrund, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Forderungsbetrag, bereits gezahlter Betrag, offener Betrag, Tage überfällig, Status und Priorität. Die dunkle Kopfzeile enthält zwölf klar getrennte Spalten. Die gelbliche Gestaltung der Eingabebereiche macht sichtbar, wo Sie eigene Werte eintragen müssen.

Beispiel aus einem Handwerksbetrieb

Ein Betrieb mit vier Beschäftigten erhält im März eine Materialrechnung von 12.450,00 € und eine Transportrechnung über 5.600,00 €. Zusätzlich stehen 4.750,00 € für Installationsarbeiten aus, nachdem bereits 4.000,00 € gezahlt wurden. Die Liste zeigt damit nicht nur drei Rechnungen, sondern einen offenen Gesamtbetrag von 22.800,00 €.

Für die Zahlungsplanung ist diese Unterscheidung entscheidend. Die Installation weist trotz eines ursprünglichen Betrags von 8.750,00 € nur noch 4.750,00 € aus; eine doppelte Überweisung lässt sich dadurch vermeiden. Auf dem Dashboard (Abbildung 2) sehen Sie die verdichtete Situation, ohne jede Zeile einzeln durchsuchen zu müssen.

Vom Monatsabschluss bis zur Liquiditätsplanung

Die Buchhalterin einer GmbH kann die Liste vor dem 15. des Monats mit der offenen-Posten-Liste aus der Buchhaltung abgleichen. Der Kassenwart eines Vereins verwendet sie für Rechnungen von Hallenbetreiber, Ausrüstern und Dienstleistern, während eine Privatperson damit Ratenzahlungen und Handwerkerrechnungen ordnet.

Die Priorität ist dabei keine automatische Zahlungsfreigabe. Sie ist eine Arbeitsentscheidung: Eine 12.450,00-€-Materialrechnung kann wegen eines drohenden Lieferstopps wichtiger sein als eine kleinere Rechnung, die noch innerhalb des Zahlungsziels liegt. Das Dashboard unterstützt den Überblick, ersetzt aber nicht die Prüfung von Rechnung, Vertrag und Kontoauszug.

Für die Prüfung von Rechnung, Vertrag und Kontoauszug folgt in der Praxis oft eine Sanierungskosten-Aufstellung, in der Material-, Dienstleistungs- und Folgekosten sauber gegliedert werden.

Eine Gläubigerliste dokumentiert Zahlen, sie schafft aber keine neue Zahlungsfrist. Nach § 286 BGB kann Verzug eintreten, wenn eine fällige Rechnung trotz Mahnung nicht bezahlt wird. Bei einer kalendermäßig bestimmten Fälligkeit, etwa dem 05.03.2026, kann die Mahnung entbehrlich sein. Die 30-Tage-Regel nach § 286 Abs. 3 BGB gilt bei Unternehmen nach Zugang und Fälligkeit; gegenüber Verbrauchern muss auf diese Rechtsfolge ausdrücklich hingewiesen werden.

Im Verzug fallen Verzugszinsen nach § 288 BGB an. Im B2B-Geschäft liegen sie fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz für Verbraucher und neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz für Entgeltforderungen zwischen Unternehmen. Der konkrete Basiszinssatz kann sich zum 01.01. und 01.07. ändern; tragen Sie deshalb keinen pauschalen Zinssatz in die Excel-Datei ein, wenn Sie Zinsen berechnen wollen.

Fälligkeit, Mahnung und Nachweis

Eine Rechnung über 3.000,00 € mit Zahlungsziel 14 Tage wird nicht am Rechnungstag fällig, sondern nach Ablauf des vereinbarten Zeitraums. Bewahren Sie Rechnung, Lieferschein, Vertrag und Zahlungsbeleg zusammen auf. Für Bücher und Rechnungen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe sind nach § 147 AO regelmäßig 6 Jahre aufzubewahren.

Bei einer steuerpflichtigen Eingangsrechnung müssen Sie außerdem den Vorsteuerabzug getrennt von der Zahlung prüfen. Eine Rechnung über 1.190,00 € brutto enthält bei 19 % Umsatzsteuer 190,00 € Vorsteuer und 1.000,00 € Nettobetrag. Die Zahlung in der Gläubigerliste ersetzt weder die sachliche Prüfung noch die Verbuchung in Ihrer Buchhaltung oder in ELSTER.

Wenn die Liquidität nicht für alle Rechnungen reicht

Reicht das Bankguthaben nicht für alle fälligen Beträge, müssen Sie die Zahlungsfähigkeit täglich beurteilen. Bei einer GmbH gelten bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung die Pflichten aus § 15a InsO; der Insolvenzantrag ist ohne schuldhaftes Zögern zu stellen, spätestens binnen 3 Wochen bei Zahlungsunfähigkeit und 6 Wochen bei Überschuldung, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Meine klare Empfehlung lautet: Sortieren Sie nicht nur nach dem kleinsten Betrag, sondern nach Fälligkeit, rechtlicher Folge und betrieblicher Auswirkung. Eine Rechnung von 800,00 € mit drohender Versorgungssperre kann für den Betrieb dringlicher sein als eine 6.000,00-€-Rechnung mit noch 20 Tagen Zahlungsziel.

Der teuerste Fehler ist meist nicht eine fehlende Excel-Funktion, sondern eine unvollständige Zeile. Wird bei einer Rechnung über 2.380,00 € das Fälligkeitsdatum nicht eingetragen, bleibt die Position in der Liste zwar sichtbar, kann aber nicht zuverlässig nach Überfälligkeit beurteilt werden. Die Folge ist oft eine verspätete Zahlung, obwohl auf dem Geschäftskonto ausreichend Geld vorhanden gewesen wäre.

Teilzahlungen werden falsch behandelt

In der Praxis wird eine Teilzahlung häufig als erledigt markiert. Bei einer Forderung von 8.750,00 € und einer Zahlung von 4.000,00 € stehen jedoch noch 4.750,00 € offen. Wird die Position auf „bezahlt“ gesetzt, fehlt dieser Betrag in der Zahlungsplanung und kann später zusätzlich eine Mahngebühr oder Verzugszinsen auslösen.

Ein zweiter Fehler ist das Überschreiben alter Beträge. Bezahlt ein Unternehmen am 18.03.2026 zunächst 1.500,00 € und am 02.04.2026 weitere 2.000,00 €, sollte die Summe von 3.500,00 € nachvollziehbar bleiben. Ändern Sie nicht den ursprünglichen Forderungsbetrag, sondern pflegen Sie die Spalte Bereits gezahlt und bewahren Sie die Zahlungsbelege auf.

Doppelte Rechnungen und falsche Zuordnung

Lieferanten senden Rechnungen manchmal erneut per E-Mail. Ohne eindeutige Zuordnung können 100 Rechnungen mit durchschnittlich 600,00 € zu einem unnötigen Liquiditätsabfluss von 600,00 € führen, wenn eine Rechnung doppelt bezahlt wird. Die Vorlage enthält keinen eigenen Rechnungsnummern-Suchschlüssel; ergänzen Sie deshalb bei größeren Mengen eine interne Prüfung anhand der Originalbelege, bevor Sie eine Zahlung freigeben.

Auch gleichnamige Gläubiger sorgen für Verwechslungen. Der Ort und der Forderungsgrund in Abbildung 1 helfen, „Elektro Hoffmann KG“ aus Hamburg von einem ähnlich benannten Betrieb zu unterscheiden. Für die Buchhaltung bleiben zusätzlich Kreditorenkonto, Rechnungsnummer und Beleglink erforderlich.

Das Dashboard wird als Zahlungsauftrag missverstanden

Ein Dashboard ist eine Übersicht und keine Vier-Augen-Freigabe. Prüfen Sie vor jeder Überweisung IBAN, Rechnungsempfänger, Betrag und bereits geleistete Zahlungen. Bei einer GmbH sollte die Liste außerdem mit dem Kreditorenbestand in DATEV oder der verwendeten Buchhaltungssoftware abgestimmt werden; Excel darf nicht zur unkontrollierten Nebenbuchhaltung werden.

Eine Gläubigerliste funktioniert nur, wenn sie zu einem festen Zeitpunkt aktualisiert wird. Legen Sie im Kalender jeden Montagmorgen 20 Minuten für neue Eingangsrechnungen fest und koppeln Sie die Kontrolle an den bestehenden Zahlungslauf. Vor dem Monatsabschluss prüfen Sie zusätzlich alle Positionen mit Fälligkeitsdatum und gleichen den offenen Betrag mit dem Bankkonto ab.

Ein fester Ablauf mit wenigen Handgriffen

• Neue Rechnung am Eingangstag in Gläubigerliste eintragen und den Beleg eindeutig benennen.
• Fälligkeitsdatum sofort aus Vertrag oder Rechnung übernehmen, nicht aus dem Gedächtnis schätzen.
• Teilzahlungen unmittelbar nach dem Banklauf in Bereits gezahlt aktualisieren.
• Priorität nur ändern, wenn sich Fälligkeit, Lieferabhängigkeit oder Mahnstatus tatsächlich verändert.
• Dashboard vor dem Zahlungslauf und am Monatsende kontrollieren.

Bei 35 offenen Rechnungen reichen 20 Minuten pro Woche oft aus, wenn jede Rechnung nur einmal erfasst wird. Warten Sie dagegen bis zum Quartalsende, müssen Sie beispielsweise 90 Belege, Kontoauszüge und Mahnungen nachträglich zusammenführen; das kostet deutlich mehr Zeit und erhöht das Risiko doppelter Zahlungen.

Was Sie in Excel sinnvoll ergänzen können

Nutzen Sie für Status und Priorität möglichst eine einheitliche Schreibweise. Die Werte Hoch, Mittel und Niedrig lassen sich schneller filtern als freie Texte wie „dringend“, „bald zahlen“ oder „normal“. Eine bedingte Formatierung können Sie ergänzen, um überfällige Zeilen farblich hervorzuheben; verändern Sie dabei die vorhandene Struktur nur mit einer Sicherungskopie.

Speichern Sie am Monatsende eine Version mit Datum, etwa „Glaeubigerliste_2026-03-31.xlsx“. Sobald mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, mehr als 100 Rechnungen monatlich eingehen oder Zahlungen aus der Liste direkt angestoßen werden sollen, ist eine echte Kreditorenbuchhaltung in DATEV oder einer anderen Finanzsoftware die bessere Lösung. Excel bleibt dann als Kontrollübersicht sinnvoll, aber nicht als führendes System.