Aufgabebilanz EÜR Excel - Kostenlose Vorlage

1. Öffnen Sie die Datei und speichern Sie eine Arbeitskopie mit dem Namen des Betriebs und dem Aufgabejahr 2026.
2. Wechseln Sie in das Tabellenblatt Aufgabebilanz und prüfen Sie die vorgegebenen Positionen wie Grundstück, Gebäude, Maschinen, Fuhrpark und Warenbestand.
3. Tragen Sie für jedes Wirtschaftsgut den steuerlichen Buchwert und den zum Aufgabezeitpunkt ermittelten gemeinen Wert in Euro ein.
4. Ergänzen Sie die EÜR-Übersicht um noch nicht erfasste Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben des letzten Zeitraums.
5. Kontrollieren Sie im Dashboard, ob die Summen und die Verteilung der Aufgabeergebnisse plausibel sind.
6. Lesen Sie das Tabellenblatt Hinweise und gleichen Sie die Werte mit Anlagenverzeichnis, Belegen, Darlehensunterlagen und Kaufverträgen ab.
7. Speichern Sie die ausgefüllte Datei unverändert als Arbeitspapier und übertragen Sie die steuerlich relevanten Werte in Ihre Erklärung über ELSTER oder Ihre Kanzleisoftware.

Eine Betriebsaufgabe betrifft nicht nur den letzten Zahlungseingang. Bei einem Einzelunternehmen oder einer freiberuflichen Tätigkeit müssen Sie den laufenden Gewinn bis zum Aufgabezeitpunkt und den Aufgabegewinn aus der Überführung oder Veräußerung der Wirtschaftsgüter getrennt betrachten. Genau diese Trennung bildet die Kombination aus Aufgabebilanz und EÜR ab.

Ein Handwerksbetrieb mit vier Beschäftigten stellt zum 31.12.2026 den Betrieb ein. Das Grundstück steht mit 150.000 € und das Gebäude mit 220.000 € in den Büchern, während die ermittelten gemeinen Werte 280.000 € beziehungsweise 310.000 € betragen. Allein diese beiden Positionen ergeben rechnerische Wertdifferenzen von 130.000 €, bevor Maschinen, Fahrzeuge, Waren und Schulden berücksichtigt werden.

Die Positionen zum Aufgabezeitpunkt erfassen

Im Tabellenblatt Aufgabebilanz (Abbildung 1) sehen Sie die Spalten Position, Kategorie, Buchwert (€), Gemeiner Wert (€), Aufgabegewinn/-verlust (€) und Anteil an Gesamt (%). Die farblich abgesetzte Kopfzeile trennt die Eingabestruktur klar von den berechneten Ergebnisfeldern. Für ein Wirtschaftsgut mit 85.000 € Buchwert und 65.000 € gemeinem Wert entsteht zunächst ein rechnerischer Verlust von 20.000 €.

Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Anlagegüter gleichzeitig verkauft, entnommen oder ins Privatvermögen überführt werden. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sowie Bankguthaben erscheinen mit ihren Werten ebenfalls in der Aufstellung, obwohl sie anders behandelt werden als Maschinen oder Immobilien.

Die EÜR nicht mit der Aufgabebilanz vermischen

Die EÜR-Übersicht (Abbildung 2) gehört zum laufenden Geschäft des letzten Zeitraums. Dort prüfen Sie beispielsweise noch offene Betriebsausgaben, Einnahmen aus Schlussrechnungen und den Zeitpunkt des tatsächlichen Geldflusses. Die Aufgabebilanz beantwortet dagegen die Frage, welcher Wertzuwachs oder Wertverlust durch die Beendigung des Betriebs entsteht.

Für Freiberufler und kleine Einzelunternehmen ist diese Kombination meist sinnvoller als eine sofortige vollständige Bilanzierung: Die EÜR bleibt für den laufenden Gewinn schlank, während die Aufgabegegenstände separat nachvollziehbar dokumentiert werden.

Die steuerliche Grundlage für die Betriebsaufgabe ist § 16 EStG. Zum Aufgabegewinn gehören die stillen Reserven in den wesentlichen Betriebsgrundlagen. Wird ein Wirtschaftsgut verkauft, zählt grundsätzlich der Verkaufspreis; bei einer Entnahme oder Überführung ist der gemeine Wert maßgeblich. Die Vorlage stellt deshalb den Buchwert dem gemeinen Wert gegenüber.

Ein Beispiel: Eine Maschine hat einen Buchwert von 40.000 € und wird bei der Aufgabe für 52.000 € verkauft. Die Differenz von 12.000 € ist zunächst ein Veräußerungsgewinn. Wird eine andere Maschine mit 25.000 € Buchwert nur für 18.000 € veräußert, entsteht daraus ein Verlust von 7.000 €. Zusammen ergeben diese beiden Vorgänge 5.000 € Differenz, bevor weitere Kosten und Positionen einbezogen werden.

EÜR und Aufgabebilanz erfüllen unterschiedliche Zwecke

Die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt den laufenden Gewinn grundsätzlich durch Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben. Für die EÜR ist der tatsächliche Zahlungszeitpunkt entscheidend. Die Aufgabeermittlung arbeitet hingegen mit den Werten der Wirtschaftsgüter am Aufgabezeitpunkt und darf nicht einfach durch eine letzte Bankbewegung ersetzt werden.

Solange keine Bilanzierungspflicht nach § 141 AO besteht, ist die EÜR für den laufenden Betrieb meist der pragmatischere Weg. Die Umsatzgrenzen und Gewinngrenzen müssen für 2026 anhand der aktuellen gesetzlichen Werte geprüft werden; die Vorlage ersetzt keine Steuererklärung und keine gesonderte Prüfung der Aufgabevoraussetzungen.

Freibetrag und Aufbewahrung im Blick behalten

Der Freibetrag nach § 16 Abs. 4 EStG beträgt grundsätzlich 45.000 €, ist aber an Voraussetzungen geknüpft, insbesondere ein Alter von mindestens 55 Jahren oder dauernde Berufsunfähigkeit. Er vermindert sich, soweit der Aufgabegewinn 136.000 € übersteigt. Bei einem Aufgabegewinn von 150.000 € würde der übersteigende Betrag von 14.000 € den Freibetrag rechnerisch auf 31.000 € reduzieren.

Bewahren Sie die Arbeitsunterlagen, Rechnungen, Anlagenverzeichnisse und Bewertungsnachweise auf. Für Bücher und Aufzeichnungen gelten regelmäßig 10 Jahre, für Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre nach § 147 AO.

Der teuerste Fehler ist ein ungeprüfter gemeiner Wert. Ein Unternehmer übernimmt einen Firmenwagen mit 42.000 € Buchwert ins Privatvermögen und trägt pauschal 20.000 € als Wert ein, obwohl ein vergleichbares Fahrzeug am Aufgabezeitpunkt 31.000 € wert ist. Die Differenz von 11.000 € verändert den Aufgabegewinn direkt und kann bei einer Prüfung zu Rückfragen oder einer Korrektur führen.

Alte Buchwerte führen zu falschen Ergebnissen

Bei Maschinen und Gebäuden werden Abschreibungen häufig nicht bis zum letzten Monat nachgeführt. Ein Betriebsgebäude mit 220.000 € Buchwert darf nicht einfach aus einer mehrjährigen Liste übernommen werden, wenn zwischenzeitlich eine AfA, ein Umbau oder eine Teilveräußerung gebucht wurde. Schon eine vergessene Abschreibung von 8.000 € erhöht den Buchwert und senkt die ausgewiesene stille Reserve um denselben Betrag.

Auch der Warenbestand wird gern mit dem letzten Einkaufspreis angesetzt. Bei 35.000 € Buchwert und einem tatsächlich erzielbaren Wert von 30.000 € entsteht jedoch eine andere Differenz als bei noch voll verkäuflicher Ware. Dokumentieren Sie deshalb Inventur, Alter, Beschädigungen und realistische Verkaufspreise zum Stichtag.

Die letzte EÜR bleibt unvollständig

In der EÜR werden offene Schlussrechnungen, Rückerstattungen und noch nicht bezahlte Ausgaben leicht übersehen. Ein Onlineshop mit 300 Bestellungen im letzten Monat kann beispielsweise 6.000 € Versand- und Zahlungsdienstleisterkosten erst nach dem Betriebsende abbuchen. Fehlt dieser Betrag in der letzten Auswertung, ist der laufende Gewinn um 6.000 € zu hoch.

Ein weiterer Praxisfehler ist die Vermischung von laufenden Betriebsausgaben und Aufgabevorgängen. Maklerkosten für den Verkauf eines Betriebsgrundstücks, Abwicklungskosten und Gebühren gehören nicht automatisch in dieselbe Zeile wie Büromaterial. Trennen Sie die Belege nach Vorgang, damit die EÜR-Übersicht und die Aufgabebilanz jeweils prüfbar bleiben.

Verlassen Sie sich außerdem nicht auf eine scheinbar exakte Prozentanzeige im Dashboard. Der prozentuale Anteil beschreibt die Verteilung der erfassten Aufgabeergebnisse, nicht automatisch die steuerliche Belastung. Prüfen Sie negative Positionen, Rundungen und fehlende Gegenwerte immer anhand der Einzelzeilen.

Die Tabelle bleibt nur dann brauchbar, wenn Sie die Aufgabeermittlung an feste Termine binden. Legen Sie spätestens zum Monatsende vor dem geplanten Aufgabezeitpunkt einen Ordner für Anlagenverzeichnis, Kaufangebote, Gutachten, Schlussrechnungen und Kontoauszüge an. Bei einer Aufgabe zum 31.12.2026 sollten die ersten Bewertungen nicht erst im Januar 2027 beginnen.

Eine kurze Routine verhindert Nacharbeit

• Prüfen Sie jeden Freitag, ob neue Verkaufsangebote oder Entnahmeentscheidungen den gemeinen Wert verändern.
• Gleichen Sie beim monatlichen Monatsabschluss Buchwerte und Anlagenverzeichnis ab.
• Kontrollieren Sie vor dem Jahreswechsel, ob jede Position einen Beleg oder eine Bewertungsgrundlage besitzt.
• Nutzen Sie das Dashboard erst nach der Einzelprüfung und nicht als Ersatz für die Belegkontrolle.

Bei 20 Wirtschaftsgütern reichen 15 Minuten pro Woche oft aus, um fehlende Werte früh zu erkennen. Eine einmalige Nacharbeit von drei Stunden kurz vor der Steuererklärung ist dagegen riskanter, weil dann Verkaufsdaten, Abschreibungen und Kontobewegungen gleichzeitig rekonstruiert werden müssen.

Eingaben sauber halten

Tragen Sie Beträge einheitlich in Euro mit zwei Dezimalstellen ein und verwenden Sie für jede Position eine eindeutige Bezeichnung. Kopieren Sie die Datei nicht mehrfach als parallele Versionen, sondern speichern Sie Zwischenstände mit Datum, etwa 30.09.2026 und 31.12.2026. So bleibt nachvollziehbar, wann sich ein Wert geändert hat.

Die Vorlage passt für eine überschaubare Betriebsaufgabe. Wenn Sie mehr als 100 Wirtschaftsgüter, mehrere Betriebsstätten, umfangreiche Grundstücksübertragungen oder eine GmbH mit Bilanz und Gesellschafterkonten abwickeln, ist eine professionelle Buchhaltungssoftware wie DATEV belastbarer. Für den kleinen Betrieb ist die Excel-Datei dagegen ein gutes Arbeitspapier, wenn Sie sie konsequent mit den Originalbelegen abstimmen.