Mietaufstellung Excel - Kostenlose Vorlage

1. Vorlage öffnen: Speichern Sie die Datei unter einem eigenen Namen, zum Beispiel „Mietaufstellung Mehrfamilienhaus Juli 2026.xlsx“, damit die Originaldatei unverändert bleibt.
2. Mietparteien eintragen: Öffnen Sie das Tabellenblatt Mietaufstellung und ergänzen Sie Nr., Mieter, Wohnung/Einheit, Fläche (m²) und Mietbeginn.
3. Mietbeträge erfassen: Tragen Sie Kaltmiete, Nebenkosten, Warmmiete und Kaution jeweils in Euro ein. Prüfen Sie, ob die Warmmiete aus den beiden laufenden Bestandteilen nachvollziehbar ist.
4. Zahlungen pflegen: Wählen Sie für jede Mietpartei den passenden Zahlungsstatus und tragen Sie nach dem Kontoabgleich das Zahlungsdatum ein.
5. Abweichungen notieren: Verwenden Sie die Bemerkung für eine offene Zahlung, eine versendete Mahnung oder eine abweichende Teilzahlung.
6. Übersicht prüfen: Wechseln Sie zum Tabellenblatt Übersicht und vergleichen Sie die zusammengefassten Mietdaten mit Kontoauszügen und Mietverträgen.
7. Hinweise beachten: Lesen Sie das Tabellenblatt Hinweise, bevor Sie die Datei an andere Personen weitergeben oder die Aufstellung für die Buchhaltung verwenden.

Eine Mietaufstellung wird nicht nur zum Jahresabschluss gebraucht. Für den privaten Vermieter beginnt die Arbeit meist zwischen dem 1. und 5. eines Monats, wenn die vereinbarten Mietzahlungen auf dem Konto eingehen und offene Positionen auffallen. Bei einem Mehrfamilienhaus mit acht Wohnungen ist eine gemeinsame Tabelle deutlich praktischer als acht Notizen oder einzelne Kontoauszüge.

Das Tabellenblatt Mietaufstellung bildet diesen Alltag mit zwölf Spalten ab. Abbildung 1 zeigt die Spalten Nr., Mieter, Wohnung/Einheit, Fläche (m²), Kaltmiete (€), Nebenkosten (€), Warmmiete (€), Kaution (€), Mietbeginn, Zahlungsstatus, Zahlungsdatum und Bemerkung. Die dunkel hinterlegte Kopfzeile bleibt beim Durchgehen der acht Mietverhältnisse gut lesbar.

Ein konkretes Beispiel: Thomas Weber bewohnt eine 68,5 m² große Wohnung. Bei 780,00 € Kaltmiete und 190,00 € Nebenkosten ergibt sich eine monatliche Warmmiete von 970,00 €. Ist der Zahlungseingang am 03.07.2026 erfolgt, stehen im Datensatz der Status Bezahlt und das Zahlungsdatum 03.07.2026.

Welche Angaben Sie regelmäßig aktualisieren

Die Stammdaten wie Mieter, Einheit, Fläche und Mietbeginn ändern sich selten. Zahlungsstatus, Zahlungsdatum und Bemerkung sind dagegen Monatsfelder. Für eine saubere Kontrolle aktualisieren Sie diese drei Angaben direkt nach dem Kontoabgleich, statt am Jahresende zwölf Monate rückwirkend zu rekonstruieren.

Das gilt besonders für den Büroleiter eines kleinen Handwerksbetriebs, der neben vier Beschäftigten noch zwei vermietete Wohnungen im Betriebsgebäude verwaltet. Eine offene Zahlung von 980,00 € bleibt dann nicht zwischen Rechnungen und Lohnunterlagen liegen, sondern steht als eigener Vorgang in der Mietaufstellung.

Die Übersicht für Eigentümer und Hausverwaltungen

Abbildung 2 zeigt das Tabellenblatt Übersicht als separate Auswertungsseite. Nutzen Sie es, wenn Sie nicht jede einzelne Zeile lesen möchten, sondern zuerst den Gesamtstand der Mietverhältnisse, Beträge und Zahlungszustände prüfen wollen.

Bei mehreren Objekten sollten Sie in der Bemerkung zusätzlich eine Objektbezeichnung führen oder je Objekt eine eigene Datei speichern. Ich bevorzuge bei bis zu etwa 20 Einheiten eine Datei pro Objekt: Das hält die Prüfung übersichtlich und verhindert, dass Mietparteien aus verschiedenen Häusern versehentlich vermischt werden.

Die Excel-Datei ist eine Organisationshilfe und ersetzt weder Mietvertrag noch Buchführung. Für die Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung benötigen Sie nachvollziehbare Belege, Kontoauszüge und Mietverträge. Die Mietaufstellung verbindet diese Unterlagen, indem sie Betrag, Einheit, Zahlungsstatus und Zahlungsdatum einem konkreten Mietverhältnis zuordnet.

Für die steuerliche Behandlung ist die Trennung von Kaltmiete und Nebenkosten entscheidend. Umlagefähige Betriebskosten sind nicht automatisch zusätzlicher Gewinn: Bei 780,00 € Kaltmiete und 190,00 € Vorauszahlung erfassen Sie 970,00 € Zahlungseingang, müssen die 190,00 € aber später den tatsächlichen Betriebskosten gegenüberstellen.

Umsatzsteuer und Vermietung nicht verwechseln

Die Vermietung von Wohnraum ist grundsätzlich nach § 4 Nr. 12 UStG umsatzsteuerfrei. Deshalb gehört bei einer normalen Wohnraummiete regelmäßig keine Umsatzsteuer von 19 % auf die Mietaufstellung. Eine gewerbliche Vermietung oder besondere Option kann anders behandelt werden; dann müssen Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuer getrennt dokumentiert werden.

Ein Rechenbeispiel zeigt den Unterschied: Bei 1.000,00 € Nettomiete wären 19 % Umsatzsteuer 190,00 €, also 1.190,00 € brutto. Für die im Blatt erfassten Wohnmietverhältnisse dürfen Sie diesen Aufschlag nicht einfach ergänzen, wenn keine wirksame umsatzsteuerliche Grundlage besteht.

Aufbewahrung, Datenschutz und Belege

Geschäftliche Buchungsunterlagen und Rechnungen sind nach § 147 AO grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren; Handels- und Geschäftsbriefe unterliegen regelmäßig einer Frist von 6 Jahren. Für eine private Mietaufstellung sollten Sie Mietverträge, Übergabeprotokolle, Abrechnungen und Zahlungsnachweise ebenfalls langfristig geordnet ablegen, weil Streitigkeiten über Nachzahlungen oder Kautionen erst Jahre später auftreten können.

Die Datei enthält Namen, Wohnungsdaten und Zahlungsinformationen und fällt damit unter die DSGVO. Speichern Sie sie verschlüsselt oder mit einem Zugriffsschutz, versenden Sie sie nicht ungeschützt per E-Mail und löschen Sie nicht mehr benötigte Daten nach einem festgelegten Löschkonzept. Das Tabellenblatt Hinweise in Abbildung 3 sollten Sie vor der Weitergabe ebenfalls lesen.

Kaution getrennt von der laufenden Miete behandeln

Die Kaution ist keine laufende Miete und sollte in der Spalte Kaution (€) separat bleiben. Bei 1.800,00 € Kaution und 970,00 € Monatswarmmiete darf der Zahlungseingang nicht als 2.770,00 € Miete verbucht werden. Die Aufstellung dokumentiert den Betrag, die rechtliche Behandlung und das separate Kautionskonto müssen Sie zusätzlich sauber führen.

In der Praxis scheitert die Mietkontrolle selten an der Summe selbst. Problematisch wird es, wenn eine Zahlung keinem Mieter zugeordnet werden kann, eine Nebenkostenvorauszahlung mit der Kaltmiete verwechselt wird oder der Status nach einem Kontoabgleich nicht aktualisiert wird. Dann sieht die Datei ordentlich aus, liefert aber eine falsche Aussage über die offenen Beträge.

Eine Zahlung wird dem falschen Mietverhältnis zugeordnet

Bei zwei Wohnungen mit ähnlichen Namen reicht ein Zahlendreher, um 640,00 € bei der falschen Einheit einzutragen. Prüfen Sie deshalb Mieter und Wohnung/Einheit gemeinsam und nutzen Sie die Nr. als feste interne Referenz. Eine zusätzliche Bemerkung wie „Teilzahlung 320,00 € am 04.07.2026“ ist bei Abweichungen besser als ein still veränderter Gesamtbetrag.

Warmmiete und Nebenkosten werden doppelt gerechnet

Ein häufiger Fehler ist, 970,00 € Warmmiete einzutragen und zusätzlich 190,00 € Nebenkosten zur Einnahme zu addieren. Bei sechs Wohnungen mit jeweils 150,00 € Vorauszahlung würden dadurch 900,00 € monatlich und 10.800,00 € jährlich zu viel als laufende Miete erscheinen. Die Spalten Kaltmiete, Nebenkosten und Warmmiete müssen deshalb in jeder Zeile logisch zusammenpassen.

Offene Zahlungen bleiben ohne Termin

Der Status Offen allein ersetzt keine Nachverfolgung. Steht bei Michael Bauer im Juli 2026 der Status Offen und kein Zahlungsdatum, muss die Bemerkung den nächsten Schritt enthalten, etwa „Zahlungserinnerung am 06.07.2026“. Bei Lukas Fischer weist „2. Mahnung versendet“ zwar auf den Vorgang hin, aber nicht auf die neue Zahlungsfrist oder den tatsächlich eingegangenen Betrag.

Ich rate davon ab, Mahnungen nur aus einer farblichen Markierung abzuleiten. Eine rote Zelle kann einen Tippfehler anzeigen, ersetzt aber weder den Kontoauszug noch die Prüfung, ob die Forderung nach Mietvertrag und Fälligkeit berechtigt ist.

Alte Dateien überschreiben und Belege verlieren

Wer jeden Monat dieselbe Datei überschreibt, verliert den Nachweis, wann ein Status geändert wurde. Bei 12 Monatswechseln pro Jahr genügt ein falscher Eintrag, um später nicht mehr erklären zu können, ob eine Zahlung am 01.07. oder erst am 15.07.2026 eingegangen ist. Speichern Sie deshalb Monatsstände oder führen Sie eine klar benannte Jahresdatei mit gesicherten Kopien.

Auch eine Excel-Aufstellung ist kein unveränderbares Kassenbuch. Für steuerliche Zwecke müssen die zugrunde liegenden Kontoauszüge, Verträge und Abrechnungen erhalten bleiben. Die Datei ist die Kontrollübersicht, nicht der alleinige Beleg für die Mieteinnahmen.

Eine Mietaufstellung funktioniert nur, wenn sie nach jedem Zahlungslauf gepflegt wird. Legen Sie deshalb einen festen Termin fest, zum Beispiel den 5. Werktag des Monats. Dann öffnen Sie die Datei, gleichen die Kontobewegungen ab und aktualisieren Status, Zahlungsdatum und Bemerkung in einem Durchgang.

Die Kontrolle in zehn Minuten vorbereiten

Starten Sie immer mit dem Tabellenblatt Mietaufstellung und arbeiten Sie die Nr. 1 bis 8 in derselben Reihenfolge durch. Markieren Sie nicht nur offene Zahlungen, sondern prüfen Sie auch Teilzahlungen und Beträge, die von der vereinbarten Warmmiete abweichen. Bei acht Mietparteien dauert dieser Abgleich meist deutlich weniger als die spätere Suche in zwölf ungeordneten Kontoauszügen.

• Speichern Sie am Monatsanfang eine Kopie mit dem Monat und Jahr, etwa „Mietaufstellung 07-2026.xlsx“.
• Gleichen Sie Kaltmiete, Nebenkosten und Warmmiete mit dem aktuellen Mietvertrag ab.
• Tragen Sie das Zahlungsdatum erst nach dem tatsächlichen Kontoabgleich ein.
• Ergänzen Sie bei Offen oder Mahnung immer eine konkrete Bemerkung und ein Wiedervorlagedatum.

Änderungen kontrolliert einarbeiten

Bei einem Mieterwechsel sollten Sie die alte Zeile nicht einfach löschen. Sichern Sie zunächst die Datei und dokumentieren Sie das Ende des Mietverhältnisses in einer Kopie. Ändern sich nur die Nebenkosten, prüfen Sie bei 190,00 € statt bisher 170,00 € auch die neue Warmmiete von beispielsweise 970,00 € auf 990,00 €.

Die farbliche Gestaltung hilft beim Lesen, ist aber kein vollständiges Kontrollsystem. Für größere Bestände können Sie Statusfelder mit einer Datenüberprüfung vereinheitlichen und offene Vorgänge zusätzlich mit einer bedingten Formatierung hervorheben. Änderungen an der Struktur sollten Sie nur in einer Testkopie vornehmen.

Wann eine Hausverwaltungssoftware sinnvoller ist

Bei acht Wohnungen reicht die Vorlage meist aus, wenn Sie selbst verwalten und monatlich kontrollieren. Ab etwa 30 bis 50 Einheiten, mehreren Eigentümern oder vielen wiederkehrenden Nebenkostenabrechnungen steigt das Risiko manueller Fehler deutlich. Dann ist eine Hausverwaltungssoftware mit Mieterkonten, SEPA-Lastschriften, Mahnwesen und revisionssicherer Ablage die bessere Wahl als eine immer größere Excel-Datei.

Für die laufende Finanzbuchhaltung einer vermietenden GmbH übertragen Sie die geprüften Werte anschließend in Ihre Buchhaltung oder an DATEV. Die Excel-Datei bleibt dabei eine operative Übersicht, nicht das führende Buchhaltungssystem.